Traktamente

Traktamente och körjournal – vad gäller?

Har du någon gång ställt dig frågan om vad som gäller när det kommer till körjournaler och traktamente? Då har du hamnat på helt rätt ställe! Faktum är att det hela kring körjournaler, traktamente och avdrag för resor hänger ihop i en enda röd tråd. Med en körjournal kan du som kör mycket bil under arbetstimmarna få direkta bevis om var, hur mycket och när du har kört bilen i tjänst. Du kan sen använda körjournalen för att ge faktiska intyg om vilka körsträckor som är avdragsgiltiga och som då räknas in i ditt traktamente. Så länge det handlar om körsträckor under tjänst och att du som förare har tydliga bevis för dessa ska du ha rätt till ett visst traktamente.

Vad är traktamente?

Kort och gott är ett traktamente en typ av ersättning som man kan få då man utför olika resor i tjänsten. När man talar om traktamente så syftar man inte bara på att du ska få en ersättning för dina resekostnader, så som flygbiljett eller körmedel.

Vid ett godkänt traktamente i Sverige ska du få ersättning för dina ökade levnadskostnader under den specifika tjänsteresan. Det kan alltså handla om såväl ersättning för bostad och mat som färdmedel och annat smått. Handlar det istället om utlandstraktamente kan riktlinjerna se lite annorlunda ut beroende på vilken resa det gäller och hur mycket som berör företaget.

För att allt kring ansökan om att få traktamente i Sverige ska gå rätt till är det viktigt att du som resande i tjänsten har koll på vilka riktlinjer som gäller. Traktamente för 2020 ser exempelvis annorlunda ut än det som var på tapeten år 2019. Alla sådana detaljer kan du hålla koll på under Skatteverket Traktamente.

När har man rätt till traktamente?

Det finns absolut en viss skillnad i tjänsteresor och det man kan kalla för resor under arbetstimmar. Resor som är nödvändiga för dig att göra i tjänsten, det vill säga resor som du måste göra för att kunna utföra ditt arbete är det man kallar för tjänsteresor.

Så länge du kan bevisa att resan är i tjänsten och ge intyg på utgifter har du rätt till traktamente. Det samma gäller du som anställd eller företagare fått en förfrågan om att göra en resa, exempelvis om du ska ha ett kundmöte som bara kan ske på annan plats.

Om det däremot gäller en resa som du gjort frivilligt under arbetstid, eller som inte egentligen är nödvändig just för arbetets skull är det sällan resan ger dig ersättning. Dock spelar det ingen roll om du är anställd eller driver eget företag i frågan – det som räknas är att bevisen om att resandet sker för jobbets räkning och under tjänst.

Hur mycket är traktamente?

Beroende på var du under tjänsteresan åker, hur länge den varar, samt vilka delar av den och kostnader som ingår i tjänsten kan traktamentet variera något. Skillnaden mellan traktamente i Sverige och utlandstraktamente kan exempelvis vara rätt stort. Hur mycket ett traktamente består av kan också variera från år till år, något som Skatteverket beslutar om.

Kollar vi på traktamente för 2002 så gäller att för en heldags tjänsteresa inom Sverige har du rätt att ta ut eller få ersättning för ett traktamente på 240kr, medan en halvdag ger 120kr. Nattschablonen är även den på 120kr. För resor utomlands är det utlandstraktamente som gäller – där är exempelvis en halvdag och nattschablon endast halva normalbeloppet (60kr).

Skulle det visa sig att dina ökade levnadskostnader under resan överskriver dessa bestämda schablonbelopp kommer det vara nödvändigt för dig att deklarera och beskatta överskottet. Håller sig ersättningen under det ansedda beloppet krävs inte det – detta kallas då för skattefritt traktamente.

Skattefritt traktamente – vad är det?

En typ av traktamente är det som i många fall kan kallas för skattefritt traktamente. Det här syftar då på den typen av traktamente, det vill säga reseersättning för tjänsteresa, där avdragsgilla schablonbelopp inte överskrids. Är fallet så är det ersatta beloppet i traktamentet inte tillräckligt högt för att behöva beskattas.

För att detta ska vara giltigt krävs det bland annat att du övernattar mer än en natt, samt att du reser längre än 50km bort från både arbetsplats och bostad. Visar det sig att dina ersättningar för tjänsteresor inte överskrider ett visst belopp (Skatteverkets riktlinjer) är det för dig inte nödvändigt att deklarera just den biten eftersom det inte ska beskattas.

Körjournal och traktamente – hur hänger det ihop?

Ett traktamente ger dig som företagare eller anställd möjligheten att dra av vissa kostnader för tjänsteresor, så som färdmedel, boende och viss mat. För att du ska få godkänt och bli tilldelad det här traktamentet är det dock nödvändigt att du kan redovisa samtliga kostnader som du haft under resan, samt att resan gjordes just i syfte av arbete.

Detta kan exempelvis vara svårt att göra då man själv kör bil eller annat fordon under resan för att ta sig till en viss plats. Och det är just där som körjournaler kommer in i bilden med traktamente. Med en körjournal blir det väldigt mycket lättare för dig att bevisa när, var och hur bilen användes i tjänst. Det är alltså en form av intyg du kan visa upp vid redovisningen.

Olika körjournaler

Förut var det väldigt vanligt att man förde körjournaler för hand på papper, eller att man gjorde anteckningar i datorn. Idag är det däremot möjligt att installera elektroniska körjournaler direkt i din bil eller annat fordon av liknande modell.

Elektronisk körjournal

Gäller det exempelvis en bil som mestadels används av anställd i tjänst kan denna automatiska registrering underlätta väldigt. Då slipper du själv anteckna alla körningar, exakta sträckor och mätarställningar, hållpunkter, datum, tankning, resans syfte samt uppgifter om dig själv.

Med en sådan installerad i tjänstebilen är det alltså väldigt mycket enklare att ge tydliga intyg på resor som ska ge traktamente, och hur mycket ersättningen ska vara på. All beräkning och loggning sker då automatiskt, oavsett om du kör privat eller i tjänst, för dig att använda vid behov.

Trots att en elektronisk körjournal i din bil kan verka som en förmån ses det inte som något som påverkar bilens förmånsvärde. Med andra ord blir det bara till din fördel då du alltid har konkreta bevis på när, hur och var bilen körts inom tjänsten och inte. En elektronisk körjournal är minst lika bra för en anställd i tjänstebil som egenföretagare i privat bil.